Loin d’être passé de mode, le cahier des charges est un document clé pour votre projet. Véritable outil de pilotage, il contient toutes les informations indispensables à la réalisation de votre projet. Voici les 7 conseils à suivre pour le rédiger efficacement.
Expliciter l’ensemble des éléments du projet
Le cahier des charges vous engage et doit permettre aux différents acteurs (notamment votre futur prestataire) de comprendre le projet. Prenez le temps nécessaire pour donner la vision d’ensemble du projet : Présentation de l’entreprise, du projet, des éléments de pilotage (qui ? comment ?), des ressources attendues, du planning et des jalons de réalisation, du budget…
Anticiper le choix de votre solution
Si vous prévoyez un appel d’offre ou une sollicitation de plusieurs éditeurs, c’est sur la base du cahier des charges qu’ils vous répondront. Soyez précis dans le détail de vos exigences de façon à pouvoir définir des critères de comparaison.
Préciser les prestations attendues
Pour que votre prestataire s’engage, exprimez-lui ce que vous attendez de lui en termes de prestations et de livrables. Attendez-vous qu’il vous fournisse des maquettes ? Qu’il forme les utilisateurs ? Qu’il vous propose une hotline ?... Présentez-lui de façon claire.
Ne pas négliger l’expression et l’analyse des besoins fonctionnels
C’est une étape majeure du cahier des charges. Vous allez compléter votre expression de besoin avec une description plus approfondie des spécificités, des fonctionnalités, des règles de gestion attendues. Fournir ces éléments avec précision vous permettra de maximiser vos chances d’avoir un résultat répondant précisément à vos attentes.
Penser à la partie technique
L’objectif est de se focaliser sur les exigences et contraintes techniques du projet (matériel, sécurité, architecture, langage à respecter, accessibilité, tests à réaliser…). Cette partie est importante pour intégrer le logiciel dans votre environnement. Elle peut être intégrée au cahier des charges ou faire l’objet d’un cahier des charges isolé.
Adapter le cahier des charges à votre projet
Il n’y a pas de norme, adaptez votre cahier des charges au niveau de technicité du projet. Le but n’est pas à tout prix de rédiger un grand nombre de pages. Sur un projet simple, l’expression de besoin peut suffire si elle est détaillée. Ayez en tête qu’il s’agit d’une base pour votre relation avec le prestataire et doit donc être assez précis sur ce que vous lui demandez.
Préparer votre plan dès le démarrage et faire relire le résultat
L’exercice de rédaction du cahier des charges demande une rigueur importante. Le meilleur moyen de ne rien oublier est de préparer en amont le plan de votre document, dans lequel vous intégrerez les différents éléments. N’hésitez pas à faire relire le document par les personnes concernées. Cela vous permettra d’éviter les oublis et les approximations.
Le cahier des charges peut dans certains projets être envoyé directement aux éditeurs sans passer par un process officiel d’appel d’offre.